Veelgestelde Vragen
Wat is Epistola?
Section titled “Wat is Epistola?”Epistola is een open platform voor digitale documentgeneratie en -beheer. Het helpt gemeenten op een veilige, standaard manier documenten (brieven, vergunningen, oproepingen) aan burgers en bedrijven te genereren en uit te sturen.
Kernpunten:
- Open source (na 1 jaar) – geen leverancierslocking
- Eigendom onafhankelijke stichting – niet van één leverancier
- Betaalbaar – prijzen schalen met gemeentegrootte
- Meerdere leveranciers – jij kiest wie je vertrouwt
- Onbeperkt documentvolume – geen extra kosten per brief/document
1. Met wie sluit ik een contract?
Section titled “1. Met wie sluit ik een contract?”Jouw gemeente sluit een contract met een preferred supplier (commerciële dienstverlener). De stichting levert geen diensten en is geen contractpartij.
Je supplier is volledig verantwoordelijk voor:
- SLA (uptime-garanties)
- Support en incident handling
- Hosting/infrastructure
- Implementatie
- Training
Je hebt één contact, één contract, één factuur.
2. Wat kost het?
Section titled “2. Wat kost het?”Epistola-licentiekosten volgen gemeenteschaal (inwoners), niet gebruikerszantal. Aantal documenten/brieven speelt geen rol (onbeperkt).
| Gemeentegrootte | Inwoners | Licentie/jaar |
|---|---|---|
| Micro | < 5k | €2.000 |
| Zeer klein | 5–10k | €3.000 |
| Klein | 10–20k | €4.500 |
| Mid | 35–60k | €8.000 |
| Groot | 100–150k | €15.000 |
| Zeer groot | 250k+ | €30.000 |
Praktijkvoorbeelden:
- Gemeente 10k inwoners: €3.000/jaar licentie
- Gemeente 50k inwoners: €8.000/jaar licentie
- Gemeente 150k inwoners: €15.000/jaar licentie
Schaalvoordelen: Bij 10+ gemeentes dalen alle prijzen met 5–10%.
3. Wat betaal ik precies?
Section titled “3. Wat betaal ik precies?”Je supplier factureert:
| Component | Wie bepaalt | Prijs |
|---|---|---|
| Licentie | Stichting | €3–15k (afhankelijk gemeente) |
| SLA/LCM | Supplier | Vrije markt (~€20–40k) |
| Hosting | Supplier | Vrije markt (~€10–30k) |
| Support/Training | Supplier | Vrije markt (variabel) |
| Custom features | Supplier (betaald door jou) | Vrije markt (optioneel) |
Meer informatie: Zie SLA Niveaus voor details over wat je per niveau krijgt.
Voorbeeld gemeente 50k inwoners:
- Licentie: €8.000
- SLA/hosting: €30.000 (supplier bepaalt)
- Support/training: €5.000
- Totaal: €43.000/jaar
Je betaalt niet rechtstreeks aan stichting. Supplier draagt licentiekosten af.
4. Is er vendor lock-in?
Section titled “4. Is er vendor lock-in?”Nee. Dit is structureel geborgd:
- De software is eigendom van Stichting Epistola, niet je supplier
- Na 1 jaar: volledig open source (Apache 2.0) – iedereen kan het gebruiken
- Je data is van jou – geen exploitatie door supplier
- Je kunt naar ander supplier overstappen zonder data-verlies
- Stichting borgt data-portability (API’s, exports, documentatie)
Resultaat: Je supplier kan je niet gijzelen.
Lees meer: Waarom Dit Model legt uit waarom vendor lock-in zo schadelijk is en hoe Epistola dit structureel oplost.
5. En de licentie – open bron of open source?
Section titled “5. En de licentie – open bron of open source?”Jaar 1–2: Open bron (BSL-licentie)
- Code is inzichtelijk en toegankelijk
- Regie op kwaliteit en veiligheid
- Dit financieert het steward-team
Jaar 2+: Volledig open source (Apache 2.0)
- Iedereen mag code gebruiken, aanpassen, zelf hosten
- Je supplier voegt waarde toe via service, niet exclusieve code
Voor jou: Je hebt altijd toegang, geen discontinuïteitsvrees.
En als jullie de licentie ineens veranderen — zoals HashiCorp deed?
Section titled “En als jullie de licentie ineens veranderen — zoals HashiCorp deed?”Dat scenario is structureel onmogelijk in dit model. Vier waarborgen die samen sluiten:
- Statutair geborgd — De licentie is in de statuten van de stichting vastgelegd; wijziging is een zwaar besluit
- Stewards hebben instemmingsrecht — Externe toezichthouders moeten instemmen; zij dienen het doel, geen aandeelhouder
- Eerdere versies blijven vrij — Alles dat ouder is dan één jaar staat al onder Apache 2.0 en kan worden geforked
- Bij ontbinding wordt de code direct Apache 2.0 — geen IP-overdracht naar commerciële partijen mogelijk
HashiCorp kon Terraform’s licentie unilateraal wijzigen omdat het een beursgenoteerd for-profit-bedrijf was met IP in eigen handen. Hier ligt het IP bij een stichting zonder winstoogmerk, met externe stewards en statutair vastgelegde voorwaarden. De condities die de HashiCorp-wijziging mogelijk maakten, zijn hier afwezig.
→ Volledige uitleg met statutaire artikelen
6. Wie beheert de software en de architectuur?
Section titled “6. Wie beheert de software en de architectuur?”Stichting Epistola beheert:
- Broncode en architectuurprincipes
- Licentie en compliance
- Roadmap-prioriteiten (wat mag, wat niet)
- Certificering van suppliers (kwaliteit, security)
Suppliers bouwen alle features, SLA, hosting onder architectuur-regie stichting.
Stichting is geen leverancier – zij doet geen development, support, of SLA.
7. Wat als mijn supplier stopt of failliert?
Section titled “7. Wat als mijn supplier stopt of failliert?”Epistola blijft bestaan. Structureel geborgd:
- Software blijft eigendom stichting
- Je data blijft van jou
- Andere supplier kan intrede doen (overstap zonder data-verlies)
- Na 1 jaar: open source – je kunt zelf hosten
- Stichting zorgt voor transitie-ondersteuning
Dit voorkomt abrupte discontinuïteit.
8. Hoe worden licentiekosten doorbelast?
Section titled “8. Hoe worden licentiekosten doorbelast?”Je supplier mag licentiekosten met maximaal een bepaalde marge doorberekenen:
- Klein (€3k): max. 15% → jij betaalt ~€3.450
- Mid (€8k): max. 12% → jij betaalt ~€8.960
- Groot (€15k): max. 10% → jij betaalt ~€16.500
Alle overige diensten (SLA, hosting, support, training, custom dev): vrije marktprijsstelling.
Suppliers concurreren op kwaliteit, niet op licentie.
9. Hoe werkt doorontwikkeling en features?
Section titled “9. Hoe werkt doorontwikkeling en features?”Publieke features (collectieve behoefte)
Section titled “Publieke features (collectieve behoefte)”Als 3+ gemeentes dezelfde feature willen:
- Stichting neemt op in roadmap
- Supplier bouwt het (betaald uit licentie-inkomsten)
- Alle gemeentes kunnen het gebruiken (upstream)
Voorbeeld: “Integratie met e-services.” Dat willen gemeente A, B en C. → Stichting investeert, supplier bouwt, iedereen profiteert.
Private features (jouw unieke wens)
Section titled “Private features (jouw unieke wens)”Jij wilt iets specifieks (bijv. custom integratie met jouw zaaksysteem):
- Jij betaalt supplier direct voor custom development
- Supplier bouwt het (onder stichting-architectuur)
- Code gaat upstream – kan ook door anderen gebruikt worden
Voorbeeld: Gemeente X betaalt supplier €20k voor custom API-integratie. → Code gaat open, gemeente Y kan ook profiteren.
Investeringen supplier
Section titled “Investeringen supplier”Supplier maakt eigen innovatie (via SLA/hosting-inkomsten):
- Kan ook upstream gaan (voordeel voor alle)
- Geen exclusiviteit mogelijk
- Stichting bewaakt architectuur
10. Wat zijn “preferred suppliers”?
Section titled “10. Wat zijn “preferred suppliers”?”Preferred suppliers zijn gecertificeerde leveranciers die aan strenge eisen voldoen:
- ISO/IEC 27001 (information security)
- Security patches < 48 uur
- 99%+ uptime SLA
- Jaarlijkse audit
- Upstream bijdragen (features gaan terug in Epistola)
Voordelen voor jou:
- Kwaliteitsgarantie
- Security-borging
- Geen vendor lock-in
Alle major suppliers zullen preferred worden.
11. Hoe werken aanbestedingen?
Section titled “11. Hoe werken aanbestedingen?”Standaard aanbestedingsproces:
- Jouw gemeente publiceert: “Digitale documentdistributie”
- Meerdere preferred suppliers kunnen inschrijven (allemaal met Epistola)
- Jij kiest op: prijs, SLA, expertise, reputatie
- Je sluit 1 contract met gekozen supplier
Dit voorkomt vendor lock-in en stimuleert concurrentie.
12. Wat als de stichting ophoudt te bestaan?
Section titled “12. Wat als de stichting ophoudt te bestaan?”Zeer onwaarschijnlijk, maar wettelijk geborgd:
- IP en vermogen blijven publiek doel dienen
- Geen uitkering aan bestuurders/stewards
- Epistola gaat over naar vergelijkbare publieke entiteit (andere non-profit, coöperatief, etc.)
Dit staat in de statuten.
13. Wat zijn de risico’s voor mijn gemeente?
Section titled “13. Wat zijn de risico’s voor mijn gemeente?”Eerlijke antwoorden:
| Risico | Waarschijnlijkheid | Mitigatie |
|---|---|---|
| Supplier stopt | Laag–Gemiddeld | Andere kan overstappen; open source after year 2 |
| Security-incident | Laag | Preferred suppliers ISO/27001; jaarlijkse audit |
| Prijs stijgt | Laag | Schaalvoordelen dalen prijzen; transparantie |
| Features lukken niet | Laag–Gemiddeld | Upstream-verplichting; concurrent suppliers |
Bottom line: Risico’s zijn beter beheerst dan bij propriëtaire leverancier.
14. Kan ik het contract tussentijds beëindigen?
Section titled “14. Kan ik het contract tussentijds beëindigen?”Afhankelijk van supplier-contract (standaard commercial terms).
Maar: overstap naar ander supplier is mogelijk zonder data-verlies/discontinuïteit. Dit is structureel gewaarborgd door stichting.
Volgende stappen
Section titled “Volgende stappen”- Vraag offerte aan preferred supplier
- Vergelijk aanbiedingen (prijs, SLA, expertise)
- Neem contact op met stichting voor vragen over model/architectuur
- Check documentatie voor meer details
Nuttige links:
- Licentie & Kostenbeleid - Volledige prijstabel en schaalvoordelen
- Aanbestedingen - Hoe Epistola past in aanbestedingen
- Organisatiestructuur - Hoe het model werkt
- Volledige Samenvatting - Alle informatie in één document
Discussie
Vragen, aanvullingen of tegenargumenten? Laat het achter. Reageren kan met een GitHub-account; selecteer een passage door deze in je reactie te citeren.