Reglement Stewards

Concept Document

Dit reglement vult de statuten van Stichting Epistola aan voor wat betreft de rol, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de stewards.

Statuten prevaleren boven dit reglement. Waar dit reglement strenger is dan de statuten, verbindt het bestuur zich om volgens dit reglement te handelen.

---

1. Doel en reikwijdte

De stewards bewaken:

• de missie en het publieke belang;
• licentie- en IP-borging;
• governance- en kwaliteitskaders;
• continuïteit en samenhang van Epistola als publieke digitale voorziening.

Stewards hebben geen operationele of commerciële rol.

---

2. Mandaat en bevoegdheden

2.1 Instemmingsrecht zware besluiten For de volgende besluiten is voorafgaande instemming van de stewards vereist:

• wijziging van missie of doelstelling;
• wijziging van licentie of change date;
• overdracht of bezwaring van intellectueel eigendom;
• fundamentele wijziging van governance of statuten;
• ontbinding of fusie/splitsing;
• beleidswijziging die de maximale marge op licentiekosten substantieel wijzigt.

2.2 Jaarplan en doelbegroting Stewards keuren het jaarplan en de doelbegroting goed, met inbegrip van:

• kernontwikkelprioriteiten (roadmapprincipes);
• licentiehandhaving en certificeringsbeleid;
• risicothema’s (security, compliance, continuïteit).

2.3 Informatie- en auditrecht Stewards hebben recht op tijdige en volledige informatie. Zij kunnen onafhankelijke audits laten uitvoeren (governance, security, financiën). Kosten hiervan worden door de stichting gedragen.

2.4 Certificering en naleving Stewards adviseren over toelating, hercertificering en intrekking van preferred suppliers. Naleving van licentie, margebeleid en kwaliteitskaders weegt zwaar.

2.5 Bestuurssamenstelling Stewards adviseren over benoeming en ontslag van bestuurders en kunnen ongevraagd een bindend voordracht- of bezwaarrecht uitoefenen bij zwaarwegende gronden (strijd met doel, integriteit, structurele niet‑naleving).

---

3. Besluitvorming en drempels

3.1 Quorum Quorum voor stewardbesluiten: ten minste twee derde (2/3) van de benoemde stewards aanwezig.

3.2 Gewone besluiten Gewone besluiten: eenvoudige meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

3.3 Zware besluiten (instemming) Instemming voor zware besluiten vereist:

• ten minste twee derde (2/3) van de uitgebrachte stemmen vóór;
• minimaal één onafhankelijke steward stemt vóór;
• de dienstverlener‑steward heeft geen doorslaggevende stem.

3.4 Deadlock en continuïteit Bij uitblijven van instemming op jaarplan/begroting kan het bestuur een tijdelijke voortzettingsbegroting voeren (maximaal 6 maanden, niet hoger dan de vorige doelbegroting), uitsluitend voor kerntaken. Heronderhandeling volgt.

---

4. Belangenverstrengeling en integriteit

4.1 Meldplicht en onthouding Bij (potentiële) belangenverstrengeling melden betrokken stewards dit en onthouden zich van stemming.

4.2 Representatie dienstverleners Maximaal één (1) steward is gelijktijdig direct verbonden aan een commerciële dienstverlener. Deze steward heeft geen doorslaggevende stem en onthoudt zich bij besluiten die de eigen organisatie direct raken.

4.3 Cooling‑off Voor bestuurders en stewards geldt een afkoelperiode van twaalf (12) maanden tussen een rol bij de stichting en een leidinggevende/aanbestedingsgevoelige rol bij een commerciële dienstverlener (en vice versa).

---

5. Samenstelling en profielen

5.1 Omvang De stewardgroep bestaat uit 5–9 personen.

5.2 Profielcategorieën

• Onafhankelijke stewards (minimaal 2): publieke IT, governance, recht;
• Gebruikersvertegenwoordigers (1–3): gemeenten/publieke organisaties;
• Technische stewards (1–3): software‑architectuur, security, OSS‑governance;
• Dienstverlener‑steward (maximaal 1): vertegenwoordigt uitvoeringspraktijk.

5.3 Onafhankelijkheid Meer dan de helft van de stewards is onafhankelijk: geen financieel belang in commerciële dienstverleners en geen betaalde opdrachten die de oordeelsvorming kunnen beïnvloeden.

5.4 Diversiteit en continuïteit Streef naar variatie in expertise, achtergrond en een gespreide zittingstermijn voor continuïteit.

---

6. Benoeming, termijnen en ontslag

6.1 Benoeming Stewards worden benoemd door het bestuur op bindende voordracht van de zittende stewards, na een open en transparante selectie.

6.2 Termijnen Zittingstermijn: 2 jaar, herbenoembaar éénmaal (maximaal 4 jaar aaneengesloten). Termijnen worden gespreid voor continuïteit.

6.3 Ontslag en schorsing Bij ernstige schending van dit reglement, integriteitsissues of structurele niet‑naleving kan een steward door het bestuur worden geschorst of ontslagen op voordracht van de stewards (met motivering en hoor‑ en wederhoor).

---

7. Werkwijze

7.1 Vergaderfrequentie Minimaal vier (4) keer per jaar; extra bijeenkomsten bij urgente kwesties.

7.2 Agenda en stukken Stukken worden ten minste zeven (7) dagen vooraf gedeeld, tenzij spoed vereist is en de stewards unanimiteit over korte termijnen geven.

7.3 Verslaglegging Besluiten en motiveringen worden beknopt gedocumenteerd en beschikbaar gesteld aan bestuur en (waar passend) publiek samengevat voor transparantie.

---

8. Escalatie en handhaving

8.1 Escalatiestappen Informeel overleg → formele waarschuwing met hersteltermijn → maatregelen (bijv. advies tot intrekking certificering) → advies tot bestuurswijziging → juridische stappen (door bestuur) bij licentie- of IP‑schending.

8.2 Continuïteit Bij maatregelen wordt de continuïteit van de publieke voorziening zwaar meegewogen.

---

9. Aanbevolen samenstelling bestuur (indicatief)

Hoewel buiten directe scope van dit reglement, adviseren de stewards dat het bestuur bestaat uit 3–5 personen met profielen:

• Onafhankelijke voorzitter (publiek belang, governance/recht);
• Financieel/controleprofiel (begroting, reserves, transparantie);
• Technisch/kwaliteit (software‑architectuur, security);
• (optioneel) Juridisch IP/licentie‑expert (kan adviserend/non‑voting zijn).

Meerderheid onafhankelijk; geen directieleden van commerciële dienstverleners.

---

10. Wijziging van dit reglement

Wijziging vereist:

• goedkeuring door ten minste twee derde (2/3) van de stewards;
• bekrachtiging door het bestuur.

Bescherming: bepalingen die instemmingsrechten of integriteitswaarborgen verzwakken, vereisen minimaal drie vierde (3/4) steun van stewards.